Multifunktionale Kopiersysteme

Beim Drucken werden digitale Dokumente in Form von Daten über das Netzwerk Ihres Unternehmens an den Drucker übertragen, dort durch eine Seitenbeschreibungssprache interpretiert und im Anschluss mittels Tinte oder Laser im vorgegebenen Format auf Papier ausgedruckt. Die Modellreihen moderner Multifunktionsdrucker unterscheiden sich bei dieser Funktion überwiegend darin, welche Datenquellen sie verarbeiten, welches Druckverfahren sie verwenden, welche Seitenbeschreibungssprachen sie beherrschen und welches Papier sie verarbeiten können.

Das Scannen dient der Digitalisierung von analogen Dokumenten – also Dokumenten, die in Papierform vorliegen. Dazu wird mittels Belichtung ein optisches Abbild der Dokumentenvorlage erstellt. Dieses optische Abbild, bestehend aus Lichtsignalen wird über Sensoren in elektrische Spannung umgewandelt. Anschließend wird die elektrische Spannung in ein digitales Bild umgewandelt.

Unter Kopieren versteht man die Vervielfältigung von analogen Dokumenten. Bei modernen digitalen Druck- und Kopiersystemen stellt Kopieren eine Kombination aus scannen und drucken dar. Das analoge Dokument wird zunächst eingescannt und digitalisiert. Die digitalisierte Vorlage kann dann beliebig oft, bis zur Löschung des Speichers ausgedruckt und somit vervielfältigt werden.

Trotz unzähliger alternativer Übertragungsmethoden sind Fernkopien, bzw. Fax-Sendungen in deutschen Büros nach wie vor populär. Als wesentlichsten Grund kann man anführen, dass Fax-Sendungen im Gegensatz zu E-Mails vor Gericht zumeist wegen des qualifizierten Sendeprotokolls als Anscheinsbeweis für die Übermittlung von Dokumenten zugelassen werden. Während das Faxen früher von großen eigenständigen Büromaschinen durchgeführt wurde, lässt es sich heutzutage als kostengünstige Erweiterung in Multifunktionsdrucker integrieren.

Wenn Ihnen die einfache Ausgabe Ihrer ausgedruckten Dokumente nicht ausreicht und diese im Anschluss automatisiert Weiterverarbeiten möchten, benötigen Sie für Ihren Kopierer einen Finisher. Finisher werden in interne und externe Finisher unterschieden. Interne Finisher nehmen Aufgaben wie die Versatzausgabe, die Ausgabe von Ausdrucken in separate Fächer (Job Seperator) sowie das Heften und Lochen von Dokumenten (Heftfinisher mit Locheinheit 2/4) wahr . Externe Finisher benötigt man hingegen für aufwändigere Verfahren der Weiterverarbeitung. Bei Bürokopierern ist das üblicherweise die Sattelheftung um Broschüren zu erstellen (Broschürenfinisher). Hierbei wird der Dokumentenstapel im DIN A4 Format nicht nur geheftet, sondern im Anschluss maschinell auf DIN A5 gefaltet.

Moderne Drucker fungieren auch als Dokumentenarchiv. Ganz ohne Zugriff auf das Netzwerk lassen sich tausende Dokumente beliebig strukturiert auf internen Festplatten mit individueller Zugriffssteuerung ablegen. Durch OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) können ihre Dokumente in allen gängigen Formaten (PDF, MS-Office) global durchsuchbar archiviert werden. Zusätzlich ist es möglich alle ausgeführten Jobs reproduzierbar zu protokollieren, um Ihnen maximale Transparenz über die Verwendung des Druckers zu ermöglichen.

Fast alle modernen Bürokopierer besitzen zusätzlich auch einen WLAN-Adapter, der die kabellose Kommunikation mit dem WLAN-Router in Ihrem Büro ermöglicht. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Einbindung neuer Geräte ist ohne Kabelverbindung deutlich schneller und flexibler. Die Nachteile liegen in der schwankenden Verbindungsqualität aufgrund von baulichen Hindernissen, Störungen durch Funksender und Entfernung zum Router. Üblicherweise nutzen WLAN-Drucker die Standards 802.11b/g/n für die Funkübertragung.

Viele Kopierer im professionellen Segment ermöglichen eine Verbindung zu Mobilfunkgeräten und anderen Smart Devices über WiFi Direct. Dabei erzeugt der Bürokopierer einen eigenen Hotspot zu dem sich die Mobilgeräte verbinden können. Die bekannteste und gängigste Ausprägung des WiFi Directs ist der Apple AirPrint, der die Verbindung zwischen iOS-Geräten ab der Version 4.2 und dem Multifunktionssystem ermöglicht.

Streng genommen handelt es sich dabei nicht um ein eigenes Netzwerk, allerdings eignet sich das Cloud Printing um konventionelle Netzwerke zu umgehen. Dabei müssen sowohl der Drucker, als auch der PC oder das Mobilgerät Zugang zum Internet und Zugriff auf die Cloud besitzen. Mit der Cloud als Zwischenspeicher und dem Internet als Anbindung können gescannte oder zu druckende Dokumente zwischen den Geräten ausgetauscht werden.

Drucker benötigen zur Interpretation der zu druckenden Dokumente eine Drucksprache. Professionelle Bürokopierer nutzen als Standard die Printer Command Language 6 (PCL 6). Das besondere hierbei ist, dass das Dokument dabei zum Teil durch Treiber des Arbeits-PC interpretiert wird. Das beschleunigt zwar den Druckvorgang, sorgt allerdings auch dafür, dass der Ausdruck je nach Treiberversion, Betriebssystem und Bürosoftware unterschiedlich aussehen kann. Bei der Druckersprache PostScript 3 (PS 3) wird das Dokument ausschließlich durch Treiber im Drucker interpretiert. Dadurch verringert sich die Geschwindigkeit des Ausdrucks, allerdings ist das Layout unabhängig vom Absender beim gleichen Dokument immer identisch. Apple Geräte mit dem Betriebssystem iOS unterstützen ausschließlich Postscript 3 als Druckersprache. Falls Sie solche Geräte im Einsatz haben (auch mobile Endgeräte) ist PostScript 3 für sie zwingend erforderlich.

Um Ihre Ressourcen effizienter einzusetzen oder umweltbewusster zu agieren bietet es sich an Papier beidseitig, anstatt einseitig zu bedrucken. Das beidseitige Bedrucken in zwei Arbeitsschritten nennt sich beim Drucker Duplexfunktion. Hierbei wird das bereits einseitig bedruckte Dokument maschinell gewendet und durchläuft den Druckvorgang ein zweites Mal. Einen einseitigen Ausdruck nennt man demzufolge Simplexdruck. Nicht alle modernen Drucker unterstützen Duplex. Während es bei Multifunktionssystemen weitgehend verbreitet und im professionellen Bereich obligatorisch ist, wird die Funktion im Endkonsumentenmarkt aus Kostengründen gerne weggelassen. Um ein Blatt mit einem Drucker ohne Duplexfunktion beidseitig zu bedrucken. Müssen Sie das Blatt nach dem ersten Druckvorgang entnehmen, manuell drehen und dem Drucker erneut über die Papierkassette zuführen. Falls Ihr Drucker die Duplexfunktion unterstützt, können Sie diese in den Druckertreibern aktivieren.

Beim Kopieren und Scannen von Dokumenten, können diese zum einen einzeln auf das Vorlagenglas des Kopiergerätes gelegt werden und nach jedem Scanvorgang ausgetauscht werden. Dieser Vorgang ist jedoch sehr zeitaufwendig und verlangt die ständige Anwesenheit des Nutzers am Kopierer. Um größere Papierstapel zu kopieren oder einzuscannen, besitzen professionelle Kopierer und Drucker für gewöhnlich einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF: Automatic Document Feeder). Dieser zieht jedes Blatt einzeln vom eingelegten Papierstapel, führt dieses über den internen Scanner und gibt es danach wieder aus. Der Vorteil liegt darin, dass kein Mitarbeiter in den Vorgang eingreifen muss.

Beim ADF erfasst der Scanner das Blatt nur einseitig. Bei beidseitig beschriebenen Dokumenten, müssen diese nach dem Scanvorgang manuell gewendet werden und erneut eingelegt werden. Auch das Wenden der Blätter kann mithilfe eines sogenannten RSPF Moduls (Reverse Single Pass Feeder) automatisiert werden. Dabei wird das Blatt innerhalb des Moduls maschinell gewendet und erneut über den Scanner gezogen, sodass Vorder- und Rückseite erfasst werden.

Das Wenden und doppelte Erfassen jedes Dokumentes in der Maschine benötigt Zeit. Einige Büros mit einem besonders hohen Scanaufkommen entscheiden sich deshalb für den Einsatz eines DSPF (Duplex Single Pass Feeders). Beim DSPF wird das Dokument mit der Vorder- und Rückseite von zwei Scannern gleichzeitig erfasst, so dass ein Wenden des Blattes unnötig ist. Dadurch verringert sich die Scanzeit um mehr als die Hälfte und es wird die Voraussetzung geschaffen auch große Dokumentenmengen in kurzer Zeit abzuarbeiten.